ASSISTANTE ADMINISTRATIVE

Entreprise spécialisée dans la gestion du patrimoine arboré recherche un(e) assistant(e) administrative.

Sous la supervision du DAF, vous aurez en charge:
- Gestion de l'accueil : physique et téléphonique
- Gestion de l'information : courrier, mails
- Filtrer et assurer la transmission de l'information en interne et en externe
- Gestion de la documentation : réceptionner les documents officiels, en organiser le tri, l'archivage et la mise à jour permanente
- Répondre aux obligations administratives de la société : demande d'arrêté de circulation, DICT
- Gestion de divers dossiers administratifs :
o Assurance : nouveaux contrats, suivi des contrats existants et déclaration de sinistres
o Matériels, véhicules et engins : Réservation de matériel, transmission des bon de commandes, des devis validés, prises de rendez-vous pour les entretiens et les réparations
o Paiement des contraventions
o Ouverture de compte fournisseurs
o Réclamation : clients ou autre
o Téléphonie et internet
- Gestion des dossiers de consultations si pas besoin d'un mémoire technique
- Gestion du planning de l'entreprise, de celui des dirigeants et du conducteur de travaux : prise de rendez-vous
- Élaboration des devis et suivi (relance pour programmation ou versement des acomptes)
- Établissement des factures et factures d'acomptes
- Dépôt Chorus et suivi des validations pour règlement
- Préparation du dossier hebdomadaire pour le FACTOR : demande des bons de commande, procès-verbaux de fin de chantier, des nantissements.
- Tenue des feuilles de pointage : saisie des congés, absences (AT, maladie, CSS, absence injustifiée )
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement du travail

Compétences techniques:
- Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
- Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, QUADRATUS)
- Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation

Possibilité de CDI à l'issue du contrat

Poste à pourvoir rapidement !

Salaire selon expérience entre 1800€ et 2500€ mensuel brut.